涉外信函书写要求

一、人称  

人称要与文书格式相适应。以个人名义发出的涉外信函以签署人的口气用第一人称写成。签署者与受文者要相适应。

“阁下”可用于尊称国家领导人、政府部长、州长、省长、大使、特使、重要国际组织主要领导人等。其余一般官员、社会人士可尊称为“先生”或“女士”。 

二、客套用语  

客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，信函结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。  

三、称呼  

文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。 

四、国名  

文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。  

有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。  

五、译文  

对外信函一般以中文为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。较为重要的文书则附以译文为好（并注明“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般信函也可用接受国文字或通用文字书写