对在受理范围内的信访事项,要应谈尽谈;对需要进一步了解具体情况的,可有选择地进行调研式接谈。不管哪种接谈,都要记录清楚问题的来龙去脉(时间、起因、经过、结果等),群众到哪些地方和部门反映过,有关部门的处理情况等。
对在受理范围内的接谈事项,要告知群众其信访事项属于哪个行政机关的管辖范围、有权处理的行政机关受理办理其事项的法定责任和期限,尤其是要告知群众责任单位必须书面告知和答复他们。接谈后,采取转送或交办方式进行办理。
调研式接谈,要明确告知群众其信访事项不在本级本部门受理范围,登记不等于受理,接谈也不等于受理。之所以接谈,主要是了解、收集有关情况,备研究工作时参考。