一、会务工作程序
1、拟发通知
拟发的会议通知，要说明会议名称、会议内容、参加会议的人员、开会时间、地点和会议要求等，文字要简单明了，经领导签字后，以文电或其他形式及早发出。
2、印制证件
大型会议报到之前要印制好出席证、列席证、工作证、车证等必要的证件。印好会议日程安排、作息时间表、食宿、会场、小组会地点等会议须知。
3、收集名单
收集名单时，要注意核对清楚与会人员的姓名、性别、单位、职务。名单收齐后，一般视情况可按照市领导、各县（区）、市级机关的顺序编造名册。需要分组时，可按有关要求编造分组名单，分组名单包括小组召集人、参会人员、工作人员、会议地点及电话等内容，编好后经领导审阅即打印装订成册。
4、拟定日程
重要的会议需事先拟定出会议日程，经审定后打印发给与会人员。
5、报到准备
会务人员应在报到前进驻开会地点，把各种证件、资料、名册等装入文件袋备发，并做好报到的其他准备工作。
6、布置会场
会前应安排好会场和小组会议室，为了进出方便，会场的座位之间要有适当距离，主席台的位置要适中，按人数和规范安排座位。要逐个检查座椅是否牢固。会场太小时，要本着就近方便的原则，设立分会场，并按会议的要求布置。
座谈会、工作会的座位安排应根据要求，安置相对集中，以能听清发言、环顾四周、出入方便为宜。
7、音响检查
会前要对会场的音响设备进行检查，反复试听，并注意各个角落和分会场的效果。召开座谈会时，要安装专门设备，摆设多路话筒，安排专人负责掌握，以保证会议的音响效果。
各种会议都要作好录音准备，录音设备要完好。
重要的会议，要安排摄影，以留存资料。
二、会期中的工作
1、会议报到
必须集中力量做好报到前的一切准备工作。使报到工作有条不紊。
代表来时，要逐一登记，发放证件、文件，指定住房并向其简介会议安排情况等。
2、大会签到
重要会议都应进行签到，将出席、列席和缺席会议的人数、人员及时统计，并将结果填写“代表出席情况报告表”，立即报告会议主持人。“报告表”包括会议名称、日期、应到人数、实到人数和缺席人数等内容。
3、引导座位
一般性会议，应尽量使出席人员集中就座，大、中型会议要设立座次图或由工作人员引导就座，也可以按部门中行业划分区域就座。
4、会场联络
召开大会时，会务人员要承担领导临时交办的事情，并负责会内外必要的联系等事宜。还要和保卫人员密切配合，制止无关人员进入会场。机密会议，应严格控制知密范围。
5、散会检查
大会结束后，要和保卫人员、服务人员一同检查会场，对遗失的文件和其他物品，应妥善保管并及时交还失主。
三、会后工作
1、收集资料
大会结束后收集会议发出的各种资料进行留存归档。会议录音由讲话领导相关科负责整理，重要的讲话要标明何人何时在何种会议上的讲话并编发。各种照片、视频等资料由综合科收集整理。
2、总结提高
有些重要会议结束后，要在一定范围内对办会情况及时进行总结评价，肯定成绩和找出差距。应特别重视对办会中有改进或创新性作法的总结，成功的或不成功的都应实事求是地分析，得出客观的结论，使办会工作更加规范化、科学化。
川公网安备51180202511865