第一条为了贯彻《档案法》,加强管理局档案的科学管理,根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》之规定,结合本局工作的实际情况,制定本制度。
第二条单位档案是单位活动中形成的各种档案的总和,包括文书档案、会计档案、人事档案等各种不同门类的档案。
第三条单位档案管理工作,必须坚持统一的原则:即统一机构,统一领导,统一办法,统一管理。
第四条根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料的形成、收集、整理立卷和归档制度。
第五条文件材料归档的基本要求:
1、归档的文件材料必须完整;
2、归档的文件必须准确、真实反映本机关活动情况;
3、归档的文件材料必须层次分明,整理符合规范、标准。
第六条机关内形成的各类文件材料,一般应归档一式二份,比较重要的和利用频繁的材料,应适当增加归份数。
第七条单位文书材料,应按归档范围,及时收集、整理、立卷归档,个人和局、科、室不得擅自长期保存。
第八条文书档案应由文书处理部门收集齐全,分类、鉴定、整理立卷,在第二年的第一季度移交档案室整理归档,六月底前归档结束。
第九条会计档案归档时间:会计档案由财务部门指定专人逐月收集、整理、立卷,于第二年五月底前将报表、归档文件目录移送档案室归档;再下一年五月底前将其移交档案室归档。
第十条人事档案归档时间:单位人事档案包括党务、群团、组织、人事、劳资、教育培训、思想政治工作等文件表报材料,应由办公室在第二年五月底前收集、整理、立卷完毕,移交档案归档。职工人头档案由办公室保管,按照组织人事归档规定,进行归档。
第十一条 立卷要求:
1、归档的文件材料,应有原稿和正本数份。每份文件应页数齐全无破损。
2、归档文件材料,应正本与附件、印件与原稿、请示与批复、转发与原件收集齐全,归在一起,不得分开。文电应合一立卷。
3、归档文件,应按年度、性质分类立卷,跨年度的请示与批复,应放在复文年卷;跨年底的计划,应放在针对时间的最后一年立卷;跨年度的总结,应放在针对时间的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在开幕年立卷。
4、立卷归档文件材料的排列,一般按下列要求进行:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。
5、立卷归档的文件材料,应按顺序依次编写件号或页号。装订的案卷,应统一在文件的每页材料正面的右上角,背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编号;图表和声像材料等应在装具或者声像材料的背面逐件编号。
6、永久和长期保密的案卷,均应按规定格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料上的题名不要随意更改和简化;没有题名或题名与实际内容不符的,应根据文件实际内容拟写文件主题词填入内目;对没有责任者和没有年、月、日期的文件,要考证清楚,并填入有关事项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容,填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
7、声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。
8、有关卷内文件材料的情况说明应逐个填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名或立卷、检查时间填上,以示负责,备考表应置卷尾。
9、案卷封皮应按规定逐项填写清楚。案卷题名要简明、确切反映卷内文件材料内容。一般包括作者、内容和名称等。并且用毛笔书写,字迹要工整、清晰。
10、卷内文件材料要除去金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托表,字迹已扩散的应复制和原件一并立卷。案卷应采用三孔一线的方法装订,不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。
11、定期做好库藏档案的清理核对工作,做到账物相符。对破损、字迹褪变的档案,要及时修补和复制。库存档案在移交、销毁时,要保存目录清册。对遗失损毁的档案要查明原因。上报处理要留存依据。
第十二条档案鉴定:
1、档案保管期限:根据档案对机关工作的使用价值,保存期限分永久、长期、短期三种。
2、对保密期限已满的档案,定期由办公室领导、专业技术人员和档案管理人员进行鉴定,写出鉴定和处理意见报局领导审批。
3、对鉴定后确认为无保密价值应销毁的档案,应造具清册,经机关领导人审批后,报主管部门批准,并送区档案局备案,然后组织销毁。
第十三条 建立健全档案管理制度和考核奖惩制度,并逐步引入现代化管理手段。
第十四条 档案室定期向区档案馆移交应进馆的档案。